En una anterior publicación hablamos sobre los secretos del storytelling y cómo esta poderosa herramienta puede transformar nuestra comunicación. Hoy, vamos a dar un paso más allá y enfocarnos en cómo podemos utilizar el storytelling para convertir datos aparentemente aburridos en narrativas memorables y cautivadoras. 🚀

En el mundo de los negocios son infinidad las veces que debemos presentar antes nuestros equipos o superiores.  Ya sea que estemos presentando un informe de ventas, los resultados de una investigación de mercado o las métricas de un proyecto, contar una historia puede hacer que nuestros datos sean más accesibles, comprensibles y, sobre todo, memorables.

En este artículo, te compartiré diferentes estructuras para organizar tus ideas y asegurar una narrativa clara y efectiva en tus presentaciones.

1. La Estructura del Viaje del Héroe

La Estructura del Viaje del Héroe es una fórmula narrativa clásica utilizada en muchas películas, libros y cuentos populares. Esta estructura fue popularizada por el mitólogo Joseph Campbell en su obra «El héroe de las mil caras». Básicamente, el viaje del héroe es un ciclo que describe cómo un personaje principal (el héroe) pasa por una serie de etapas que incluyen el llamado a la aventura, enfrentar desafíos y, finalmente, regresar transformado.

Las principales etapas de esta estructura incluyen:

1. Llamado a la aventura: El héroe recibe una llamada que le impulsa a dejar su mundo ordinario.
2. Encuentro con el mentor: El héroe encuentra un guía que le ayuda a prepararse para la aventura.
3. Cruzando el umbral: El héroe deja atrás lo conocido y entra en un mundo nuevo y desconocido.
4. Pruebas y aliados: El héroe enfrenta desafíos y encuentra aliados que le ayudan.
5. La gran prueba: El héroe se enfrenta a una prueba crucial que determinará su destino.
6. Recompensa y regreso: Tras superar la prueba, el héroe obtiene una recompensa y regresa al mundo ordinario transformado.

¿Cómo aplicar la estructura del Viaje del Héroe en presentaciones?

1. Llamado a la aventura (Problema): Comienza presentando un problema o una oportunidad que tu empresa o proyecto enfrentaba. Este es el llamado a la aventura que desencadenó la acción. «Hace dos años, nuestra empresa enfrentaba un estancamiento en el crecimiento de ventas. El mercado se volvía cada vez más competitivo y necesitábamos una nueva estrategia para destacarnos.»
2. Encuentro con el mentor (Investigación/Planificación): Habla sobre las investigaciones, análisis de datos o estrategias que guiaron tu camino. Estas son las herramientas y el conocimiento que ayudaron a prepararse para el desafío. «Nuestro equipo de análisis de mercado realizó un exhaustivo estudio de las tendencias del sector y las necesidades de nuestros clientes. Basándonos en estos datos, desarrollamos un plan estratégico centrado en la innovación de productos y la expansión a nuevos mercados.»
3. Cruzando el umbral (Implementación): Describe el momento en que se puso en marcha la solución o estrategia, dejando atrás lo familiar y entrando en territorio desconocido. «En el primer trimestre del año pasado, lanzamos nuestra nueva línea de productos y comenzamos a explorar oportunidades en mercados internacionales. Este fue un momento crucial donde dejamos atrás lo conocido y nos aventuramos en nuevas direcciones.»
4. Pruebas y aliados (Desafíos y Colaboraciones): Menciona los desafíos que enfrentaron durante el proceso y cómo se superaron, destacando la importancia de la colaboración y el trabajo en equipo. «Durante la implementación, enfrentamos varios desafíos, incluyendo ajustes en la cadena de suministro y la adaptación a nuevas regulaciones en mercados extranjeros. Sin embargo, gracias a la colaboración estrecha entre nuestros equipos de ventas, marketing y operaciones, pudimos superar estos obstáculos.»
5. La gran prueba (Resultados): Presenta los resultados clave de la implementación, mostrando los datos que reflejan el impacto de las acciones tomadas. «Los resultados fueron sobresalientes. En el último año, nuestras ventas aumentaron un 35% y logramos penetrar con éxito en tres nuevos mercados internacionales. Los datos muestran un crecimiento constante en todas las regiones donde operamos.»
6. Recompensa y regreso (Logros y Lecciones Aprendidas): Concluye con los logros alcanzados y las lecciones aprendidas, subrayando cómo estos resultados han transformado positivamente a la empresa o el proyecto. «Este crecimiento no solo ha aumentado nuestra cuota de mercado, sino que también ha fortalecido nuestra posición como líderes en innovación. Hemos aprendido valiosas lecciones sobre la importancia de la agilidad y la colaboración, y estamos mejor preparados para enfrentar futuros desafíos.»

Al organizar tu presentación siguiendo estas etapas, puedes llevar a tu audiencia a través de una narrativa envolvente que hace que los datos sean más significativos y memorables, facilitando la comprensión y la retención de la información clave.

2. La Fórmula PAS

La fórmula PAS es una técnica de copywriting muy efectiva que se utiliza para captar la atención de la audiencia y guiarla hacia una solución. PAS es un acrónimo que significa Problema, Agitación y Solución.

1. Problema: Identifica y presenta un problema específico que enfrenta tu audiencia.
2. Agitación: Aumenta la urgencia y la importancia del problema al destacar las consecuencias negativas de no resolverlo.
3. Solución: Ofrece una solución clara y efectiva al problema presentado.

Esta fórmula es eficaz porque primero capta la atención de la audiencia al reconocer un problema relevante, luego aumenta la presión emocional al agitar la situación, y finalmente proporciona un alivio ofreciendo una solución.

Esta fórmula PAS puede ser una herramienta poderosa en presentaciones, especialmente cuando necesitas convencer a tu audiencia de la importancia de una intervención o acción específica. Aquí te mostramos cómo aplicarla:

Problema:

• Identificación del problema: Comienza tu presentación describiendo un problema concreto que es relevante para tu audiencia. Este problema debe ser algo que ellos reconozcan y sientan como una preocupación real.

«Nuestras encuestas recientes muestran que la satisfacción del cliente ha disminuido un 20% en los últimos seis meses. Este problema ha sido identificado principalmente en áreas como tiempos de respuesta, calidad del servicio y resolución de problemas.»

Agitación:

• Aumenta la urgencia: Describe las consecuencias negativas de no abordar el problema. Utiliza datos y ejemplos específicos para hacer que la audiencia sienta la gravedad de la situación.

«Si no abordamos esta disminución en la satisfacción del cliente, podríamos enfrentar graves consecuencias. Un estudio de mercado sugiere que un 30% de los clientes insatisfechos pueden abandonar nuestros servicios en los próximos tres meses. Esto no solo resultará en una pérdida directa de ingresos, sino que también dañará nuestra reputación, haciendo que sea más difícil atraer nuevos clientes.»

Solución:

• Proporciona una solución: Presenta una solución clara y detallada que aborde directamente el problema. Explica cómo esta solución resolverá el problema y beneficiará a la audiencia.

«Para revertir esta tendencia, proponemos un programa integral de mejora del servicio al cliente. Este programa incluye:

• Capacitación adicional: Aumentar las habilidades y competencias de nuestro personal de atención al cliente mediante talleres y cursos especializados.
• Sistema de feedback en tiempo real: Implementar una plataforma que permita a los clientes dar su opinión inmediatamente después de recibir el servicio, para poder abordar problemas rápidamente.
• Mejora de procesos internos: Revisar y optimizar nuestros procesos de resolución de problemas para hacerlos más eficientes y efectivos.

Con estas acciones, esperamos no solo recuperar los niveles anteriores de satisfacción del cliente, sino también establecer una base sólida para un crecimiento futuro sostenible.»

Al identificar claramente un problema, aumentar la urgencia mostrando las consecuencias de no resolverlo, y finalmente ofrecer una solución, esta fórmula asegura que tu mensaje sea claro y persuasivo.

3. La Estructura de Tres Actos

La Estructura de Tres Actos es una fórmula narrativa clásica utilizada en muchas formas de storytelling, desde películas hasta novelas y presentaciones. Esta estructura divide la narrativa en tres partes claras:

1. Inicio (Acto 1): Introducción al contexto y los personajes. Establece el escenario y presenta el problema o desafío principal.
2. Desarrollo (Acto 2): El núcleo de la historia, donde se desarrolla la acción. Aquí se presentan los obstáculos y los esfuerzos para superarlos.
3. Desenlace (Acto 3): Resolución del conflicto y conclusión de la historia. Aquí se muestra el resultado final y las lecciones aprendidas.

Aquí te muestro cómo estructurar tu presentación en tres actos:

Inicio (Acto 1):

• Establece el contexto: Comienza presentando la situación actual, el contexto y el problema o desafío principal que vas a abordar.
• Engancha a tu audiencia: Usa datos o anécdotas que capten la atención de tu audiencia y establezcan la importancia del problema.

«Nuestro último estudio de mercado revela una tendencia preocupante: aunque nuestra marca tiene un alto reconocimiento, solo el 30% de los consumidores nos consideran su primera opción al realizar una compra. Esta brecha entre reconocimiento y preferencia es nuestro principal desafío.»

Desarrollo (Acto 2):

• Desarrolla la acción: Explica los esfuerzos realizados para abordar el problema. Presenta los datos, análisis y estrategias implementadas.
• Muestra los desafíos: Detalla los obstáculos enfrentados y cómo se superaron.

«Para abordar este problema, implementamos una serie de estrategias, comenzando con una campaña de rebranding que incluyó un nuevo logo y mensaje central. Además, mejoramos la calidad de nuestros productos y lanzamos campañas publicitarias enfocadas en destacar estos cambios. A lo largo del proceso, enfrentamos varios desafíos, como cambiar la percepción negativa y lograr que los consumidores probaran nuestros productos mejorados. Realizamos varias encuestas y focus groups para ajustar nuestra estrategia sobre la marcha.»

Desenlace (Acto 3):

• Resuelve el conflicto: Presenta los resultados obtenidos y cómo estos resolvieron el problema inicial.
• Conclusión y lecciones aprendidas: Concluye con las lecciones aprendidas y cómo estas influirán en futuras estrategias.

«Gracias a nuestras iniciativas, logramos resultados significativos. El estudio de mercado posterior a la campaña mostró que el 60% de los consumidores ahora consideran nuestros productos como su primera opción. Este aumento en la preferencia del consumidor se tradujo en un incremento del 25% en nuestras ventas trimestrales. La clave de nuestro éxito fue la capacidad de adaptarnos rápidamente a las opiniones de los consumidores y mantener una comunicación constante sobre nuestras mejoras. Esta experiencia no solo nos ayudó a recuperar nuestra posición en el mercado, sino que también nos proporcionó valiosas lecciones sobre la importancia de escuchar y responder a las necesidades del cliente.»

Dividiendo tu presentación en inicio, desarrollo y desenlace, puedes crear una narrativa clara y coherente que guía a tu audiencia a través de la información de forma lógica y atractiva.

4. La Pirámide de McKinsey

La Pirámide de McKinsey es una herramienta de comunicación desarrollada por la consultora Barbara Minto de McKinsey & Company. Esta técnica se utiliza para organizar ideas y presentarlas de manera jerárquica y clara, facilitando la comprensión y el análisis de información compleja. Esta estructura se desarrolla de lo general a lo particular. Barbara Minto, lo llamaba ir de arriba-abajo (top-bottom), y lo bautizó como ‘el principio de la pirámide’.

Componentes de la Pirámide de McKinsey:

1. Idea Principal (Top of the Pyramid): Identifica la idea central o conclusión principal que deseas comunicar.  Es el mensaje que quieres que tu audiencia recuerde al final de tu presentación.  Formula esta idea de manera clara y concisa, asegurándote de que sea relevante para tu audiencia.
2. Ideas de Apoyo (Middle of the Pyramid): Selecciona de tres a cinco ideas clave que respaldan la conclusión principal.  Asegúrate de que cada punto esté directamente relacionado con la conclusión y siga una secuencia lógica.
3. Datos y Evidencias (Bottom of the Pyramid): Recopila la información, datos, ejemplos y análisis necesarios para respaldar cada una de las ideas de apoyo.  Te recomiendo organizar esta información de manera clara y accesible, utilizando gráficos, tablas y otros recursos visuales.

Ejemplo de aplicación de la pirámide de McKinsey en tus presentaciones:

Idea Principal:

• «La implementación de una nueva estrategia de marketing digital aumentará significativamente el alcance y la conversión de clientes en un 20% en el próximo año.»

Ideas de Apoyo:

• Optimización de SEO: Mejorará la visibilidad en los motores de búsqueda y atraerá tráfico orgánico.
• Publicidad en Redes Sociales: Incrementará la interacción y el engagement con la audiencia.
• Marketing de Contenidos: Generará valor y fortalecerá la relación con los clientes actuales y potenciales.

Datos y Evidencias:

• Optimización de SEO: Datos actuales de tráfico web, análisis de palabras clave y ejemplos de éxito de SEO en la industria.
• Publicidad en Redes Sociales: Estadísticas de campañas anteriores, análisis de costo-beneficio y proyecciones de crecimiento.
• Marketing de Contenidos: Estudios de caso, métricas de engagement y ejemplos de contenidos que han funcionado bien en el pasado.

Este enfoque asegura que el mensaje principal sea claro desde el principio y que cada nivel de la pirámide refuerce el nivel superior, proporcionando una estructura lógica y persuasiva. Esta técnica es especialmente útil en contextos empresariales y de consultoría, donde la precisión y la eficiencia en la comunicación son clave para el éxito.

5. La Técnica SCQA

La técnica SCQA, desarrollada también por Barbara Minto, es una forma estructurada de presentar información que facilita la claridad y la persuasión.

SCQA significa:

1. Situation (Situación): Presenta la situación actual o el contexto.
2. Complication (Complicación): Introduce una complicación o problema que afecta la situación.
3. Question (Pregunta): Formula una pregunta que surge de la complicación.
4. Answer (Respuesta): Proporciona una respuesta o solución a la pregunta planteada.

Esta técnica es útil para estructurar informes y presentaciones de manera que sigan un flujo lógico, manteniendo el interés de la audiencia y guiándola hacia una conclusión clara y convincente.

Aplicación de la técnica SCQA en presentaciones:

Situation (Situación): Comienza tu presentación describiendo el estado actual o el contexto relevante.

«En el último año, nuestra empresa ha experimentado un crecimiento constante en las ventas, alcanzando un incremento del 12% en comparación con el año anterior. Esto se debe en gran parte a nuestras nuevas estrategias de marketing y a la expansión en mercados internacionales.»

Complication (Complicación): Presenta un problema o desafío que está complicando la situación actual.

«Sin embargo, a pesar de este crecimiento, hemos observado una disminución en la satisfacción del cliente, que ha caído del 85% al 70% en el mismo período. Esta caída está afectando nuestra reputación y podría impactar negativamente en nuestras ventas futuras si no se aborda adecuadamente.»

Question (Pregunta):  Plantea una pregunta que surge de la complicación presentada.

«¿Qué factores están contribuyendo a esta disminución en la satisfacción del cliente y cómo podemos abordarlos para revertir la tendencia? Es crucial identificar las causas subyacentes para implementar soluciones efectivas.»

Answer (Respuesta):  Ofrece una respuesta clara y detallada a la pregunta planteada.

«Para abordar esta disminución en la satisfacción del cliente, proponemos un plan de acción integral:

• Capacitación del personal: Implementaremos un programa de capacitación para nuestro equipo de servicio al cliente, enfocándonos en habilidades de comunicación y resolución de problemas.
• Mejora de procesos: Revisaremos y optimizaremos nuestros procesos de atención al cliente para asegurarnos de que sean eficientes y centrados en el cliente.
• Feedback en tiempo real: Introduciremos un sistema de feedback en tiempo real que nos permita identificar y resolver problemas de manera inmediata. Esto incluye encuestas post-servicio y monitoreo de redes sociales.
• Monitoreo y ajustes: Estableceremos un equipo dedicado a monitorear los niveles de satisfacción del cliente y a hacer ajustes necesarios en nuestras estrategias y procesos.»

Al seguir este enfoque, puedes guiar a tu audiencia a través de una narrativa lógica que comienza con la situación actual, introduce una complicación, plantea una pregunta relevante y concluye con una solución efectiva. Esta técnica no solo mantiene el interés de la audiencia, sino que también facilita la comprensión de información compleja y la toma de decisiones informadas.

Conclusión

Entiendo perfectamente lo complicado que puede ser estructurar una presentación y mantener la atención de una audiencia ocupada. Quienes trabajamos en marketing enfrentamos este desafío a diario.

Te dejo unos últimos consejos a la hora de preparar y exponer tu presentación:

1. Revisa la estructura. Asegúrate de que sea clara y lógica.
2. Utiliza la mínima cantidad de texto posible. Cuando hay mucho texto la audiencia se distrae leyendo y pierde el hilo de lo que presentas. Puedes valerte de las animaciones para ir presentado bloques de texto progresivamente.
3. Añade recursos visuales y audiovisuales siempre que sea posible.
4. Utiliza gráficos o infografías que ayuden a simplificar los datos.  Evita las tablas de datos planos.
5. Ensaya varias veces antes de presentar. Familiarízate con el contenido para ganar confianza.
6. Durante la presentación, asegúrate siempre de ver a tu audiencia. Observa cómo está siendo asimilado tu mensaje. Y trata de moderar tu ritmo para no ir tan lento ni tan rápido.
7. ¡Y por último! Respira y sonríe. 😄

Aplica estos consejos y haz que datos duros y aburridos sean fascinantes. 🤩 Te aseguro que después de cada presentación se acordarán de ti.

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